Faire le ménage

En ce début d'année, si nous parlions de faire le ménage dans son ordinateur... avant de le faire, bien sûr ! Et de prendre peut-être quelques bonnes résolutions écologico-techniques pour cette nouvelle année... et les dix ans qui viennent !

Je dis bien nous, parce que je suis dans le lot. Si j'ai implémenté quelques éléments au fil des années, il y a encore quelques mauvaises habitudes à perdre, et de bonnes habitudes à prendre. J'étais effaré lorsqu'il y a quelques jours, mon navigateur sur le téléphone mobile m'indiquait que je pouvais fermer 340 onglets ! Oui, vous avez bien lu, il n'y a pas de 0 en trop !

J'ai travaillé récemment avec sur une machine qui avait plus de 1000 fichiers dans le répertoire de téléchargement, pour un espace utilisé d'environ 22 Gb. Il y avait encore bien de l'espace, donc pas de problème de ce côté. Par contre, retrouver quelque chose d'important dans ces centaines de fichiers obsolètes ou insignifiants sera bien plus compliqué que s'ils avaient été triés, classés ou supprimés.

De quoi parlons-nous ?

Pour une bonne hygiène informatique, il faudra gérer plus ou moins régulièrement - en fonction de "l'encrassement du système" - différents éléments :

• les courriers électroniques, à archiver après un certain temps
• les fichiers dans les dossiers de téléchargement à trier, classer ou supprimer
• les sauvegardes
• l'arbre de classement de fichiers, les activités évoluant, certaines données peuvent être archivées, d'autres doivent être remontées sur les branches...

Là, je ne parle que des fichiers physiques sur nos ordinateurs, mais on pourrait aussi parler du ménage de nos tablettes et téléphones, ou de nos réseaux sociaux ou marque-pages.

Des missions régulières

Selon l'utilisation que vous avez du matériel informatique et les bonnes habitudes déjà prises ou encore à prendre, ces différents nettoyages devront être effectués plus ou moins régulièrement. Je ne les situerai donc pas dans le temps... même si une fois par année serait un minimum.

Les courriers électroniques

D'un simple envoi de message à la place du courrier papier, nos boîtes de courrier électroniques sont devenues de véritables tiroirs sans fond pour les publicités, les informations et les rappels d'activité sur les réseaux sociaux. Selon le nombres de pages sur lesquelles vous avez laissé traîner votre adresse mail, le nombre de mails reçus peut se monter à plusieurs milliers par année... que nous n'avons peut-être pas lus et auxquels nous ne reviendrons jamais. Après un an, on pourrait se dire qu'ils peuvent au minimum être archivés voir simplement supprimés.

Selon votre utilisation du courrier électronique, vous pourriez peut-être archiver les courriers importants (amis, travail, transactions commerciales, licences,...) et supprimer le reste.

Ainsi, les serveurs mails - privés, étatiques ou des GAFA - sont quelque peu libérés et consomment donc moins d'énergie... Votre ordinateur vous en remerciera également puisqu'il aura moins d'information à trier lorsque vous ouvrez votre gestionnaire de courriers électroniques ou que vous faites une recherche.

• Archiver ses mails sur Mac
• Archiver ses mails avec Outlook sous Windows

Trier ses téléchargements

Les programmes

Signe des temps et de l'évolution de l'informatique même domestique, il est bien souvent plus facile de retrouver une information sur internet que sur son ordinateur. De plus, sur ce dernier, elle risquerait bien d'être périmée tant les mises à jour de sécurité et d'implémentation se font à un rythme effréné.

Parfois, mon système d'exploitation me propose de supprimer un programme téléchargé après son installation. Je pense que c'est une bonne solution. La prochaine fois que j'aurai besoin de réinstaller ce programme à partir de rien n'est pas prêt d'arriver et, même si c'était le cas, il y aurait certainement une nouvelle version. Allégeons donc nos ordinateurs en supprimant tous les téléchargements de programmes et plugins après leur installation. Nous pouvons faire de même avec les dossier compressés (ZIP) de documents téléchargés.

Les documents

Reçus par des liens personnels - par exemple de notre établissement financier ou de télécom - ces documents ne devraient pas rester longtemps dans le fourre-tout des téléchargements. Ils devraient être classés dans le dossier adéquat de nos documents. Ces documents ne sont pas toujours disponibles en ligne pendant des années et, si nous devons les retrouver, ils ne seront trouvables que sur notre ordinateur.

Gérer le mal à la racine

Certains navigateurs internet proposent une option qui permet de choisir où nous voulons enregistrer chaque téléchargement. C'est un peu fastidieux mais certainement pas autant que de devoir, une fois que l'on y pense, trier des centaines ou des milliers de fichiers, pêle-mêle dans un dossier.

En activant cette option, on a toujours le choix de classer le document directement au bon endroit si on désire le conserver ou d'enregistrer les autres dans un répertoire fourre-tout. Ce dernier pourra être vidé régulièrement sans grand tri puisqu'il n'a récupéré que les éléments sans valeur à long terme.

Gérer ses sauvegardes

Qui n'a pas déjà perdu tout ou partie de son travail ou de ses archives ? Il faudrait un article entier pour faire un petit tour du sujet - il est dans mes pensées, pas encore sur le blog !

Le principe de base est assez simple :

• une version de travail, celle que l'on utilise au quotidien
• une copie de cette version, que l'on garde sous le coude en cas de problème plus ou moins grave, par exemple parce qu'on a pris un fichier comme modèle et qu'on a enregistré le nouveau document sous le nom de l'ancien.
• une troisième copie - qui demande parfois un peu d'inventivité - qui est régulièrement mise à jour mais qui ne se trouve pas au même endroit que la version de travail et la copie de secours. En cas de vol ou de grave dommage à la propriété - inondation, incendie,... - il faut pouvoir restaurer une copie qui n'aura pas été altérée.

Cette dernière copie peut s'effectuer maintenant de manière assez simple et pas forcément très onéreuse. Voici quelques suggestions:

• garder une copie sur son lieu de travail... pour autant que l'on ne travaille pas seulement à domicile.
• garder une copie chez un membre de la famille, en 2 versions, que l'on échangera régulièrement
• prendre un service de sauvegarde en ligne, aux États-Unis pour le bas prix, en Suisse pour une sécurité optimale.
• sur le Synology d'un ami si vous possédez ce système de stockage, assez simple à réaliser avec HyperBackup.

Avoir une copie synchronisée de ses documents dans le nuage (DropBox, OneDrive de Microsoft et maintenant kDrive par Infomaniak) est une bonne chose mais n'assure pas autant de sécurité qu'une copie de sauvegarde. En effet, les fichiers sont modifiés en temps réel, les erreurs effectuées sur le disque de travail sont répercutées en temps réel. Cependant, avec les fichiers supprimés qui sont maintenant gardés en ligne pendant quelques jours, voire parfois un mois, cette solution est déjà une bonne chose, au moins pour un début.

Gérer et classer ses documents

Il y a des centaines de manière de gérer toutes ses données numériques et je ne voudrais en aucun cas vous imposer la mienne... tout au plus la présenter.

Il faut dire que, actuellement, les système d'exploitation - Windows, MacOS,... - fournissent un classement basique des données, selon leur type : les musiques, les images, les documents, les vidéos,... C'est un bon début.

J'utilise le classement de base pour les fichiers non-documents. C'est pratique et, en fonction de mon utilisation, cela fonctionne bien. Cependant, en tant - entre autre - que photographe, j'ajoute un classement de premier niveau pour placer les photos, plutôt que de les laisser dans le dossier images.

Mes différents documents sont classés selon mes différentes vies :

• enseignement
• mes activités numériques, personnelles et professionnelles
• éléments personnels et administratifs

Bien sûr, chacun de ses éléments contient des sous-répertoires, jusqu'à une grande profondeur pour certains.

Mes principes

Les systèmes de classement sont toujours un équilibre entre différents facteurs :

• retrouver facilement ses documents en cliquant un minimum de fois pour ouvrir des répertoires
• avoir un classement suffisamment diversifié pour ne pas faire défiler - scroller - des centaines de documents avant de trouver celui qu'on cherche

Ainsi, j'essaie :

• d'avoir au moins 10 à 20 fichiers dans chaque dossier
• d'utiliser des systèmes de classement qui se conforment à des éléments de la vraie vie (voir encart)
• d'utiliser le signe "_" pour les dossiers que j'ouvre souvent, afin de les retrouver en haut des dossiers
• de changer mon arbre de classement le moins souvent possible !

Utiliser un système extérieur ou logique
Je classe mes cours selon le découpage officiel du programme. Ainsi, j'utilise le découpage en matières scolaires, en sous-matières et en section comme dans le programme. J'utilise également les mêmes codes de matière pour les classements principaux.

Et si on ne classait pas !?

Avec les outils de recherche internes aux ordinateurs de plus en plus poussés, on pourrait être tenté de tout placer au même endroit et d'utiliser les fonctions de recherche pour retrouver ses fichiers... C'est une possibilité pour l'utilisateur occasionnel de systèmes informatiques... même si j'aurais du mal à m'y faire.

Le mot de la fin...

... du moins de la fin de cet article !

Avoir un ordinateur - ou plusieurs - c'est comme avoir un logement, une voiture, un garage,... cela demande de bonnes habitudes et un entretien régulier. Plus on attend, plus il faudrait se retrousser les manches.

Et puis, si vous avez encore un peu d'énergie après vous être occupé de votre ordinateur, vous pouvez appliquer les mêmes principes à votre téléphone portable et à votre tablette... en remplaçant les fichiers téléchargés par les applications installées ! Bonne année numérique !